Dernière mise à jour de ce billet: 13/01/2011

DropBox est un système d'hébergement de fichiers offrant 2 GO gratuitement qui diffère un peu des autres, dans le sens où il est plutôt fait pour ceux qui veulent sauvegarder des données en ligne, accéder à leur fichiers depuis n'importe où ou encore collaborer sur divers documents avec des collègues partout dans le monde. Mais accessoirement, il peut aussi servir à échanger des fichiers avec des camarades de jeu, comme bien d'autres solutions comme MegaUpload ou 123Envoi.

Il se démarque un peu des autres également par le fait qu'il s'intègre complètement au système (windows en tout cas) par le biais du logiciel fourni et permet de maintenir vos fichiers à jour par de simples copier/coller. Le soft va créer un dossier sur votre système et tout ce que vous mettrez dans ce dossier sera instantanément synchronisé avec votre espace DropBox. Plutôt cool.

Si vous souhaitez tester ce service, j'aimerais bien que vous le fassiez via le lien ci-dessous, ça me fait gagner 250 MO d'espace et vous aussi! Ce serait sympa. :-) s'inscrire à DropBox en gagnant de l'espace disque! Une fois sur la page, il suffit de rentrer votre e-mail (après avoir effacé le mien).

Une fois le compte créé, vous installer leur logiciel et c'est parti! [1]

Ensuite, le programme va vous créer un dossier où vous le souhaitez et il suffira de mettre vos dossiers et fichiers au sein de celui-ci. A noter qu'il y a deux dossiers un peu spéciaux que DropBox va utiliser différemment des autres: Photos et Public. Photos servira à faire une galerie photos et Public vous permet de mettre tout ce que vous voulez partager avec des potes.

Exemples d'utilisation

  • Sauvegarde: Via un logiciel de backup classique ou à la main avec un Copier / coller, mettez ce que vous voulez dans votre dossier DropBox et tout sera immédiatement uploadé sur votre espace distant, laissant une copie de vos fichiers importants à l'abri sur internet et accessible de n'importe où, par le web ou via le logiciel DropBox à condition que celui-ci soit installé sur la machine que vous utilisez à ce moment-là;
  • Partage de fichiers: Il suffit de placer le fichier que vous souhaitez partager dans le sous-dossier Public, faire clic droit dessus, choisir DropBox puis "Copy public link". A partir de là, vous avez dans le presse-papiers un lien que vous pouvez refiler à vos amis par mail ou autre, après avoir attendu que le fichier en question soit uploadé. Vous pourrez voir l'état d'avancement sur l'icône DropBox de la barre système.
  • Travail collaboratif: Admettons qu'avec un collègue, vous travaillez ensemble sur un document word. Vous allez placer ce document dans un sous-dossier boulot de votre DropBox. S'il a un compte DropBox, vous pourrez partager le dossier Boulot avec lui, toujours via le menu contextuel ("Share folder...") et ce dossier apparaîtra dans son espace DropBox comme une sorte de lien. Dès que l'un de vous aura modifié le document, celui-ci sera synchronisé avec l'espace distant pour que vous ou votre collègue puissiez avoir accès à la version la plus récente. DropBox offre même la possibilité de restaurer une version précédente du fichier, ce qui peut être vraiment pratique!

Astuces

Comme je vous le disais plus haut, on peut consulter le statut de DropBox par l'intermédiaire de la barre Système. Sean Randall, un gars plutôt doué nous a concocté un petit script pour entendre ces infos par le biais d'une simple touche de raccourci. Mais l'installation de ce script implique l'édition du fichier default.jss donc prenez bien soin de faire une sauvegarde! Voici la procédure, traduite d'après le site de Sean:

  1. Cliquez sur ce lien pour voir le code du script (maj+Entrée pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre)
  2. Placez-vous sur la ligne: ";start copying from this line: Dropbox Code"
  3. Appuyez sur la touche Origine pour vous placer en début de ligne;
  4. Exécutez la combinaison de touches Ctrl+Maj+Fin pour sélectionner tout le code jusqu'à la fin;
  5. Faites Ctrl+C pour copier le code dans le presse-papiers;
  6. Faites Insert+0 pour ouvrir l'éditeur de scripts;
  7. Faites Ctrl+Maj+d pour ouvrir le fichier default.jss;
  8. Faites Ctrl+Fin pour vous placer tout à la fin du fichier,;
  9. Appuyez sur Entrée pour ajouter un interligne;
  10. Faites Ctrl+V pour coller le code préalablement copié;
  11. Faites Flèche haut pour vous placer sur la ligne: "EndScript"
  12. Faites Ctrl+D pour ouvrir les infos du script. Si cela ne fonctionne pas, placez-vous plus haut dans le code;
  13. Tabulez jusqu'à "assigner à" ou faites Alt+A;
  14. Exécutez la touche de raccourci que vous souhaitez attribuer à la fonction, en ce qui me concerne, j'ai choisi Ctrl+², et appuyez sur Entrée;
  15. Faites Alt+F4 et répondez oui pour sauvegarder les changements et compiler le script.

Une fois tout ceci terminé, une pression sur votre touche de raccourci annoncera le statut de DropBox et si vous l'exécutez deux fois rapidement, votre dossier DropBox s'ouvrira automatiquement.

Utilisation de la synchronisation sélective

Depuis la dernière version de l'application Dropbox (1.0.10), une nouvelle fonctionnalité est apparue. Il s'agit de la synchronisation sélective ou selective sync en anglais. Très pratique, elle permet de choisir les dossiers que vous souhaitez ou ne souhaitez pas automatiquement synchroniser sur votre machine à chaque fois qu'ils sont mis à jour. Mais prenons un exemple concret. En ce qui me concerne, j'utilise le même compte Dropbox, que ce soit sur la machine du boulot ou celle de la maison. Avec quelques camarades de jeux, nous avons mis en place des dossiers partagés dans lesquels nous mettons de gros fichiers. Le souci c'est que quand j'arrive au boulot, Dropbox télécharge ces gros fichiers sur la machine du boulot, ce qui prend de la place et consomme de la bande passante pour rien car je n'en ai pas besoin au travail. La synchronisation sélective me permet donc, sur la machine du taff, de décocher tous les dossiers partagés consomateurs de resources, pour ne synchroniser que les dossiers professionnels.

Il se trouve que cette fonctionnalité n'est pas très confortable à utiliser (avec JAWS en tout cas) et je vous propose un petit script JAWS annonçant le statut coché ou non coché des dossiers à synchroniser. Vous pouvez télécharger ce script ici.

Dézippez le fichier et collez son contenu dans le dossier de vos paramètres pour la version de JAWS que vous utilisez. Par exemple pour JAWS 11.0, il s'agira d'aller dans le menu démarrer, -> Tous les programmes, -> JAWS 11.0, -> Explorer JAWS, -> Explorer mes paramètres.

Pour accéder à la synchronisation sélective, procédez comme suit:

  1. Avec JAWS, accédez à la barre système avec Insert+F11
  2. Localisez votre icône Dropbox (généralement nommée "Dropbox 1.0.10 All files up to date" quand rien n'est en cours de chargement), et validez dessus
  3. Validez sur l'élément "Preferences..."
  4. La fenêtre des préférences s'ouvre. Si elle n'apparaît pas en avant-plan, il vous faudra peut-être jouer du Alt-Tab pour la récupérer
  5. une fois dans cette fenêtre, joignez le curseur JAWS au curseur PC et montez avec votre flèche haute pour localiser la barre d'onglets énoncée "General Account Bandwidth Proxies Advanced"
  6. Cliquez avec souris bouton gauche (la barre oblique du pavé numérique) sur le mot "advanced"
  7. Repassez en curseur pc et faites TAB jusqu'au bouton "Selective Sync Selective Sync..."
  8. Vous êtes maintenant dans la fenêtre de sélection des dossiers. Si tout va bien, JAWS devrait vous dire "coché" à mesure que vous défilez avec les flèches dans la liste de vos dossiers. Il suffit de faire espace sur l'un d'entre eux pour le décocher et ainsi l'exclure de la synchronisation. même chose pour le cocher et l'y inclure de nouveau.
  9. Lorsque votre sélection est faite, appuyez sur Ctrl+Entrée, tabulez jusqu'au bouton "Update" est validez-le
  10. Validez encore une fois sur OK dans la boîte de dialogue qui suit. Attention, vous risquez de perdre le focus juste après. Si c'est le cas, jouez encore du Alt-Tab pour récupérer la fenêtre des préférences et validez une dernière fois sur OK pour fermer celle-ci une bonne fois pour toutes.

Note importante: Pour que le script fonctionne, il faut que l'option affichage des graphiques de JAWS soit au mieux sur "graphiques étiquetés". Si c'est le cas mais que les statuts des dossiers ne sont pas annoncés, il est fort probable que le graphique correspondant à ceux-ci n'ait pas été étiqueté dans le script même s'il a été testé dans plusieurs cas de figure. Il vous faudra donc repasser en "affichage des graphiques - tous et renommer les graphiques qui changent à chaqe fois qu'on appuie sur Espace au sein de cette fenêtre.
Merci à Frédéric Brugnot de ACCES'SOLUTIONS pour ce petit script bien pratique!

Divers

Une autre fonctionnalité apportée par la dernière version de Dropbox est de pouvoir partager un lien vers l'un de vos dossiers Dropbox avec une personne qui n'utilise pas ce service. Pour ce faire, cliquez du droit sur l'un de vos dossiers dropbox, validez sur "Dropbox sous-menu", et cliquez enfin sur "get shareable link". Ceci aura pour effet d'ouvrir le dossier partagé dans un navigateur web et dont vous pourrez envoyer le lien à un pote pour lui donner accès à ce dossier. C'est d'autant plus intéressant car le visiteur pourra, s'il le souhaite, écouter un fichier audio ou visualiser un document vidéo sans le télécharger.

Pour les utilisateurs avancés aimant bricoler, vous trouverez sur le wiki de DropBox et notamment dans la rubrique Add-ons, tout un tas d'outils sympas qui vous permettront par exemple d'uploader des fichiers à distance sur votre dropBox, d'utiliser DropBox à partir d'une clé USB et même d'exécuter des commandes système à distance sur votre machine!

Pour ceux d'entre vous qui utilisent iOS, il ya aussi une application Dropbox sur l'appstore, très pratique.

Je crois avoir fait globalement le tour, amusez-vous bien avec DropBox, perso, je trouve ça super. N'hésitez pas à me donner vos avis ou astuces sympas via les commentaires ou par le biais de mon twitter.

Notes

[1] Le logiciel est en anglais. lors du premier lancement, il faudra user un peu du curseur JAWS pour configurer le truc via l'assistant de démarrage. A un moment donné, il y a des boutons radio à cocher pour choisir le type de formule, il est difficile de choisir la bonne car les boutons sont mal étiquetés. Si on vous demande votre numéro de carte bancaire, faites "back" et choisissez l'autre bouton radio pour la formule gratuite à 2 go.